Comité de l'Association des universités de l'Atlantique (AUA) et de la Commission de l'enseignement supérieur des Provinces maritimes (CESPM) responsable de la vérification en matière d'assurance de la qualité

NOTA : le Comité responsable de la vérification en matière d'assurance de la qualité a été remplacé par le Comité sur l'assurance de la qualité.

Mandat

Objet

Conseiller et seconder la Commission de l'enseignement supérieur des Provinces maritimes (CESPM), un organisme du Conseil des premiers ministres de l'Atlantique, dans ses démarches visant à assurer l'amélioration continue de la qualité des programmes et de l'enseignement dans les établissements d'enseignement postsecondaire qui relèvent de sa compétence en vérifiant de près les activités d'assurance de la qualité menées au sein de ces établissements, tel que décrit dans la Politique en matière d'assurance de la qualité de la CESPM.

Fonctions

Le Comité est chargé :
- de vérifier les résultats des politiques et des pratiques des établissements en matière d'assurance de la qualité, en fonction des paramètres fixés par la Commission et exposés en détail dans la Politique en matière d'assurance de la qualité;
- de suggérer à la Commission des projets de publication et de recherche pertinents en matière d'assurance de la qualité et de participer à leur réalisation; ou
- d'examiner des questions ou de mettre en œuvre des projets relatifs à l'assurance de la qualité lorsque la Commission le juge nécessaire ou approprié.

Objectif de la fonction de vérification

L'objectif spécifique de la fonction de vérification est de s'assurer que les modalités utilisées par les établissements pour évaluer la qualité des programmes en place, et d'autres fonctions selon le cas, constituent des mécanismes efficaces de contrôle et d'amélioration de la qualité.
Le but du Comité en procédant avec ce processus de vérification est de répondre aux deux questions suivantes : « L'établissement respecte-t-il sa propre politique d'assurance de la qualité? »; « La politique d'assurance de la qualité de cet établissement pourrait-elle être modifiée afin de mieux assurer la qualité des services et des programmes d'études offerts, ou est-elle satisfaisante telle quelle? »
Le processus de vérification est une démarche formatrice : les politiques et les pratiques des établissements seront examinées afin de fournir de l'aide et des conseils à ces derniers.

Composition du Comité

Le comité se compose de huit membres, nombre qui comprend la présidente ou le président.
Au moins deux membres du comité sont aussi membres de la CESPM.
Au moins trois membres, mais idéalement quatre membres, du comité sont choisis à partir d'une liste de candidats proposés par l'Association des universités de l'Atlantique (AUA), parmi lesquels au moins une personne sera francophone.
Idéalement, deux membres du comité sont des étudiants.
Les membres sont nommés pour un mandat de trois ans.
Idéalement, les membres :
- reconnaissent la valeur de l'assurance de la qualité ainsi que de l'examen périodique des programmes et des unités, et sont spécialisés dans ce domaine;
- sont respectés dans le milieu de l'enseignement postsecondaire;
- ne font pas partie de la haute direction d'un établissement;
- ne sont pas des fonctionnaires du ministère de l'Éducation;
- ne sont pas membres du personnel d'un établissement inscrit à l'annexe de la Commission.

Présidence

La présidente ou le président du comité doit être membre de la CESPM et être nommé(e) par le président de la Commission.
La présidente ou le président du comité est chargé(e) de présider les réunions.

Présentation des rapports

Le comité relève de l'autorité de la Commission et doit régulièrement faire rapport à cette dernière sur ses activités.
Les rapports de vérification sont distribués au Comité consultatif AUA-CESPM sur les affaires universitaires avant la réunion de la Commission afin de lui permettre d'exprimer ses commentaires et ses conseils.

Quorum

Le quorum du comité est constitué d'une majorité des membres actuels, soit 50 % plus un, sous réserve que d'autres possibilités, comme le courrier électronique, la télécopie ou la téléphonie, soient utilisées pour la prise de décisions lorsque le quorum n'est pas atteint à une réunion.

Étendue des pouvoirs du comité

Les comités sont des instruments de la Commission. Tous les résultats des travaux des comités appartiennent à la Commission.
Les membres et les présidents et présidentes des comités ne peuvent pas parler ou agir au nom de la Commission, sauf lorsqu'un tel pouvoir leur a été officiellement accordé dans un but particulier et pour un délai déterminé. Un tel pouvoir sera énoncé clairement afin de ne pas être incompatible avec le pouvoir délégué au président ou à la présidente de la Commission et à la directrice générale ou au directeur général de la Commission. Les membres et les présidents des comités n'exercent pas de pouvoir sur le personnel et ils n'ont pas d'interactions directes avec les activités du personnel. Les demandes exceptionnelles de ressources faites par un comité doivent être approuvées par la Commission.

Lien avec l'Association des universités de l'Atlantique

Les représentants de l'Association des universités de l'Atlantique (AUA) à ce comité feront rapport au secrétariat de l'AUA sur toute question ou possibilité qui nécessite une intervention ou la participation de ses organismes membres. Le procès-verbal de chaque réunion sera envoyé à l'AUA dans des délais raisonnables.

Dotation

La présence à toutes les réunions des comités, à titre de ressource et de soutien, de la directrice générale ou du directeur général de la Commission, ou d'une représentante ou d'un représentant désigné (normalement un membre du personnel), est essentielle pour mener à bien les travaux des comités et s'assurer que leur orientation concorde avec le plan d'activités de la Commission. Toutefois, la principale responsabilité des membres du personnel est de rendre compte à la Commission dans son ensemble, même lorsqu'un rôle de ressource au sein d'un comité est attribué à un membre du personnel.
Le comité a le pouvoir d'embaucher des consultants de l'extérieur, au besoin, pour l'aider dans ses fonctions.

Politique sur les conflits d'intérêts

Le cas échéant, la politique sur les conflits d'intérêts de la Commission s'applique au comité.
- Le membre doit agir en tout temps dans le meilleur intérêt de la Commission et non dans son intérêt personnel ou celui d'un organisme client. Cela signifie mettre ses intérêts personnels de côté et accomplir son devoir en ce qui a trait à la bonne marche des affaires de la Commission afin que le public ait confiance en l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité de la Commission et de chacun de ses membres.
  
  Aucun membre ne pourra tirer profit directement ou indirectement de son titre, sous réserve que le membre ait droit à des dépenses payées raisonnables, si celles-ci sont engagées dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, et à ses honoraires, tel qu'il a été établi par les premiers ministres (nouvelle loi : ministres). Les intérêts des membres de la famille immédiate, d'un proche ou d'un partenaire d'affaires d'un membre de la Commission sont également considérés comme des intérêts du membre.
  
  On s'attend à ce que le membre évite les conflits ou l'apparence de conflits entre ses fonctions à titre de mandataire public et ses intérêts personnels et en affaires.
  
  Un conflit d'intérêts réel ou potentiel survient lorsqu'un membre se trouve dans une situation dans laquelle ses intérêts personnels, financiers ou autres, ou les intérêts d'un membre de la famille immédiate ou d'une personne avec qui le membre de la Commission entretient ou a entretenu une relation intime entrent en conflit ou semblent entrer en conflit avec les responsabilités du membre vis-à-vis de la Commission et de l'intérêt public.
  
  Le membre ne peut pas utiliser l'information obtenue par suite de sa nomination à des fins personnelles ou commerciales.
  
  Un conflit d'intérêts peut être « réel », « potentiel » ou « perçu »; l'obligation de divulguer s'applique à tout conflit.
  
  La divulgation complète ne constitue pas en soi l'élimination du conflit d'intérêts.
  
  Principes de gestion des conflits d'intérêts
  
  En consultation avec le membre et à la lumière de la nature précise du conflit, le président et le membre peuvent décider de l'intervention appropriée dans les circonstances de l'affaire comme suit :
  - le membre peut se retirer de toute décision ou processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition;
  - le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion, mais doit s'abstenir de voter;
  - le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion et au vote.
  Dans tous les cas, le président fournira à l'ensemble des membres de la Commission des renseignements sur le conflit, le résultat relatif au processus susmentionné et les raisons s'y rattachant.
  
  Si le président fait l'objet d'un conflit d'intérêts, il pourra : a) soit se retirer de toute discussion ou de tout processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition; b) soit demander à la Commission de décider s'il doit participer à la réunion et à la discussion, mais s'abstenir de voter; c) soit participer à la réunion, à la discussion et au vote.
  
  Le membre qui a conscience d'un conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu de la part d'un collègue est tenu d'abord de soulever la question aux fins de clarification avec le membre et, si la question n'est toujours pas réglée, avec le président.
  
  Règles concernant les projets de programmes et les demandes de financement précises
  
  Lorsque le membre de la Commission (ou le membre du comité) a un lien direct avec l'université dont le projet de programme ou la demande de financement est à l'étude, le membre doit, à tout le moins, s'abstenir au moment du vote final (ou de la recommandation finale à la Commission dans le cas d'un comité). L'abstention sera notée dans le procès-verbal des délibérations si le membre ou le président en fait la demande. Dans le cas où ce membre est le président du comité, un autre président est assigné à l'étude du projet pour le programme en question.