Comité consultatif de l'Association des universités de l'Atlantique (AUA) et de la Commission de l'enseignement supérieur des Provinces maritimes (CESPM) sur les affaires universitaires

NOTA : le Comité sur les affaires universitaires a été remplacé par le Comité sur l'assurance de la qualité.

Mandat

Objet

Conseiller et seconder la Commission de l’enseignement supérieur des Provinces maritimes (CESPM), un organisme du Conseil des premiers ministres des Maritimes, dans ses démarches visant à assurer la qualité des programmes d’études nouveaux et révisés dans les établissements d’enseignement postsecondaire qui relèvent de sa compétence, comme il est défini ci‑dessous.

Fonction

Le Comité est chargé :

d’examiner en profondeur les projets de programmes nouveaux ou révisés, selon les paramètres établis par la Commission qui sont décrits dans la Politique en matière d’assurance de la qualité;
d’examiner, s’il y a lieu, les évaluations menées par les établissements des programmes approuvés par la CESPM, et de faire des observations sur celles‑ci;
de conseiller la Commission, à la lumière de l’expérience acquise, quant à l’évolution de la Politique en matière d’assurance de la qualité;
de conseiller la Commission relativement aux questions devant être approfondies et seconder la CESPM dans la réalisation des projets que le Comité ou la Commission auront jugés nécessaires et opportuns en matière d’assurance de la qualité ou de planification des programmes d’études.

Objectif du processus d’évaluation des programmes

Le processus d’évaluation des programmes, comme le précise la Politique en matière d’assurance de la qualité de la CESPM, a pour objectif général d’établir la pertinence d’un programme, compte tenu de ses objectifs, de sa structure, de l’orientation de l’établissement, des ressources ainsi que des résultats visés pour les étudiants et leur pertinence, et ce, au moyen d’un processus itératif.

Processus d’évaluation

Une évaluation de stade II est menée lorsqu’un projet de programme ne répond pas aux critères pour une approbation lors de l’évaluation de stade I. Ce processus, qui relève du Comité consultatif AUA-CESPM sur les affaires universitaires, comporte les étapes suivantes :

Le personnel de la Commission prépare une analyse du projet et détermine tous les problèmes qui se posent.
Le Comité consultatif AUA-CESPM sur les affaires universitaires examine le projet et les commentaires reçus des autres établissements et intervenants, s’il y a lieu.
Le cas échéant, le Comité demande des renseignements supplémentaires ou l’avis de spécialistes dans le domaine.
Le Comité peut alors offrir des suggestions à l’établissement pour résoudre les problèmes soulevés. Une fois les problèmes réglés, ou après avoir conclu qu’il n’est pas possible de résoudre les problèmes, le Comité fait parvenir sa recommandation à la Commission.

Responsabilité des membres du Comité

Les membres du Comité doivent, en plus de mener une évaluation de stade II pour certains projets de programme et passer en revue les évaluations de programmes d’études menées par les établissements, revoir au besoin sur une base individuelle tous les projets de programmes ayant fait l’objet d’une évaluation de stade I et faire des observations sur ceux‑ci, étant donné qu’ils ne seront pas abordés lors des réunions du Comité.

Composition du Comité

Le Comité se compose de huit membres et ce nombre comprend la présidente ou le président.
Trois membres du Comité sont nommés par la présidente ou le président de la Commission, pour un mandat de trois ans.
Trois membres du Comité sont nommés par l’Association des universités de l’Atlantique (AUA), pour un mandat de trois ans.
Deux membres du Comité sont des étudiants dont l’un est sélectionné par l’AUA et l’autre par la CESPM au terme d’un processus de mise en candidature établi conjointement par les deux organismes.
Idéalement, au moins un des membres du Comité a une expertise dans les programmes de collèges communautaires ou dans les programmes articulés.
Les mandats devraient se chevaucher pour assurer une continuité.

Présidence

La présidente ou le président du Comité doit être membre de la CESPM et est nommé par la présidente ou le président de la Commission.

Quorum

La majorité des membres (la moitié plus un membre du Comité) constitue le quorum.

Étendue des pouvoirs du Comité

Les comités sont des instruments de la Commission. Ainsi, les résultats des travaux des comités appartiennent à la Commission.
Les membres et les présidents de comités ne peuvent pas parler ni agir au nom de la Commission, sauf lorsqu’un tel pouvoir leur a été officiellement accordé dans un but particulier et pour un délai déterminé. Un tel pouvoir sera énoncé clairement afin de ne pas être incompatible avec le pouvoir délégué au président ou à la présidente de la Commission et à la directrice générale ou au directeur général de la Commission. Les membres et les présidents des comités n’exercent pas de pouvoir sur le personnel de la CESPM et ils n’ont pas d’interactions directes avec les activités du personnel. Toute demande exceptionnelle de ressources faite par un comité doit être approuvée par la Commission.

Lien avec l’Association des universités de l’Atlantique

Les représentants de l’Association des universités de l’Atlantique (AUA) à ce comité feront rapport au secrétariat de l’AUA sur toute question ou possibilité qui nécessite une intervention ou la participation de ses organismes membres. Le procès-verbal de chaque réunion sera envoyé à l’AUA en temps opportun.

Dotation

La présence, à toutes les réunions des comités, de la directrice générale ou du directeur général de la Commission, ou d’une représentante ou d’un représentant désigné (normalement un membre du personnel), à titre de ressource et de soutien, est essentielle pour mener à bien les travaux des comités et s’assurer que leur orientation concorde avec le plan d’activités de la Commission. Toutefois, les membres du personnel sont principalement tenus de rendre des comptes à la Commission dans son ensemble, même lorsqu’un rôle de personne‑ressource pour un comité leur est attribué.
Le comité a le pouvoir d’embaucher des consultants de l’extérieur, au besoin, pour l’aider dans ses fonctions.

Politique en matière de conflits d’intérêts

Les membres signent un serment professionnel déclarant qu’ils respecteront le code de conduite de la Commission, y compris sa politique en matière de conflits d’intérêts :

Les membres doivent agir en tout temps dans le meilleur intérêt de la Commission et non dans leur intérêt personnel ou dans l’intérêt d’un organisme client. Cela signifie mettre ses intérêts personnels de côté et accomplir son devoir en ce qui a trait à la bonne marche des affaires de la Commission afin que le public ait confiance en l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité de la Commission et de chacun de ses membres.

Aucun membre ne pourra tirer profit directement ou indirectement de son titre, sous réserve qu’il ait droit à des dépenses payées raisonnables, si celles-ci sont engagées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, et à ses honoraires, tel qu’il a été établi par les premiers ministres (nouvelles dispositions législatives : ministres). Les intérêts des membres de la famille immédiate, d’un proche ou d’un partenaire d’affaires des membres de la Commission sont également considérés comme des intérêts des membres.

On s’attend à ce que les membres évitent les conflits ou l’apparence de conflits entre leurs fonctions à titre de mandataires publics et leurs intérêts personnels ainsi que leurs intérêts en affaires.

Un conflit d’intérêts réel ou potentiel survient lorsqu’un membre se trouve dans une situation dans laquelle ses intérêts personnels, financiers ou autres, ou les intérêts d’un membre de sa famille immédiate ou d’une personne avec qui le membre de la Commission entretient ou a entretenu une relation intime entrent en conflit, ou semblent entrer en conflit, avec les responsabilités du membre envers la Commission et l’intérêt public.

Les membres ne peuvent pas utiliser l’information obtenue par suite de leur nomination à des fins personnelles ou commerciales.

Un conflit d’intérêts peut être « réel », « potentiel » ou « perçu »; l’obligation de divulguer s’applique à tout conflit.

La divulgation complète ne constitue pas en soi l’élimination du conflit d’intérêts.

Principes de gestion des conflits d’intérêts

En consultation avec le membre et à la lumière de la nature précise du conflit, le président et le membre peuvent décider de l’intervention appropriée dans les circonstances de l’affaire comme suit :

le membre peut se retirer de toute décision ou de tout processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition;
le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion, mais s’abstenir de voter;
le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion et au vote.

Dans tous les cas, le président fournira à l’ensemble des membres de la Commission des renseignements sur le conflit, le résultat relatif au processus susmentionné et les raisons s’y rattachant.

Si le président fait l’objet d’un conflit d’intérêts, il pourra : a) soit se retirer de toute discussion ou de tout processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition; b) soit demander à la Commission de décider s’il doit participer à la réunion et à la discussion, mais s’abstenir de voter ou encore participer à la réunion, à la discussion et au vote.

Le membre qui a conscience d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu de la part d’un collègue est tenu d’abord de soulever la question aux fins de clarification avec le membre et, si la question n’est toujours pas réglée, avec le président.

Règles quant aux projets de programmes et aux demandes de financement

Lorsqu’un membre de la Commission (ou un membre du Comité) a un lien direct avec l’université dont le projet de programme ou la demande de financement est à l’étude, le membre doit, à tout le moins, s’abstenir au moment du vote final (ou de la recommandation finale à la Commission dans le cas d’un comité). L’abstention sera notée dans le procès-verbal des délibérations si le membre ou le président en fait la demande. Dans le cas où ce membre est le président du comité, un autre président est assigné à l’étude du projet pour le programme en question.