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Comité des finances de la CESPM

Mandat

Objet

  1. Conseiller et seconder la Commission de l'enseignement supérieur des provinces Maritimes (CESPM), un organisme du Conseil des premiers ministres des Maritimes, pour ce qui est de l'examen des questions, de l'évaluation des options et de la recommandation d'un plan d'action approprié dans des domaines ayant des répercussions financières importantes pour la Commission.

Fonctions

  1. À cette fin, le comité doit :
    • Examiner le plan d'activités de la CESPM et les documents connexes, et formuler une recommandation aux fins d'approbation.
    • Examiner le budget d'administration de la CESPM et les documents connexes, et formuler une recommandation aux fins d'approbation.
    • Participer à l'élaboration et à l'examen des politiques et procédures financières relatives aux projets nouveaux ou actuels.
    • Proposer à la Commission des publications ou des recherches pertinentes, et participer à leur préparation.

Composition

  1. Le comité est composé d'au plus sept membres en plus du président du comité. Il compte au moins deux membres de chaque province, habituellement un provenant du gouvernement et l'autre, du milieu universitaire ou du grand public.
  2. Les membres sont nommés pour un mandat de trois ans qui peut normalement être renouvelé une seule fois.
  3. Les membres du comité sont tous membres de la Commission.
  4. Le président et le directeur général de la Commission sont membres d'office du comité.
  5. Les membres sont nommés par le président de la Commission.

Quorum

  1. Le quorum aux réunions du comité est constitué de la majorité (la moitié des membres plus un) incluant au moins un représentant gouvernemental de chacune des trois provinces à chaque réunion.
  2. Un remplaçant peut être désigné à la place d'un représentant gouvernemental, pourvu que cette personne soit membre de la Commission et représente le gouvernement.

Présidence

  1. Normalement, le président de la Commission préside aussi le Comité.

Étendue des pouvoirs du comité

  1. Les comités sont des instruments de la Commission. Le produit du travail des comités appartient à la Commission.
  2. Les membres et présidents des comités ne sont pas autorisés à parler ou à agir au nom de la Commission à moins qu'une autorisation officielle leur soit accordée pour une raison particulière et d'une durée limitée. Le principe de l'autorité sera clairement énoncé afin d'éviter tout état conflictuel avec l'autorité accordée au président et au directeur général de la Commission. Les membres ou les présidents des comités n'exercent aucune autorité sur le personnel, et, d'habitude, n'interviennent pas directement dans les activités du personnel. Les demandes extraordinaires de ressources présentées par un comité doivent être approuvées par la Commission.

Dotation

  1. La présence à toutes les réunions des comités, à titre de ressource et de soutien, du directeur général de la Commission ou de son remplaçant (généralement, un membre du personnel) est essentielle pour mener à bien les travaux des comités et s'assurer que leur orientation concorde avec le plan d'activités de la Commission. Toutefois, la principale responsabilité des membres du personnel est de rendre compte à la Commission dans son ensemble, même lorsqu'un rôle de ressource au sein d'un comité est attribué à un membre du personnel.
  2. Le comité a le pouvoir d'embaucher des consultants de l'extérieur, au besoin, pour l'aider dans ses fonctions.

Politique sur les conflits d'intérêts

  1. Le cas échéant, la politique sur les conflits d'intérêts de la Commission s'applique au comité.

    Le membre doit agir en tout temps dans le meilleur intérêt de la Commission et non dans son intérêt personnel ou celui d'un organisme client. Cela signifie mettre ses intérêts personnels de côté et accomplir son devoir en ce qui a trait à la bonne marche des affaires de la Commission afin que le public ait confiance en l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité de la Commission et de chacun de ses membres.

    Aucun membre ne pourra tirer profit directement ou indirectement de son titre, sous réserve que le membre ait droit à des dépenses payées raisonnables, si celles-ci sont engagées dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, et à ses honoraires, tel qu'il a été établi par les premiers ministres. Les intérêts des membres de la famille immédiate, d'un proche ou d'un partenaire d'affaires d'un membre de la Commission sont également considérés comme des intérêts du membre.

    On s'attend à ce que le membre évite les conflits ou l'apparence de conflits entre ses fonctions à titre de mandataire public et ses intérêts personnels et en affaires.

    Un conflit d'intérêts réel ou potentiel survient lorsqu'un membre se trouve dans une situation dans laquelle ses intérêts personnels, financiers ou autres, ou les intérêts d'un membre de la famille immédiate ou d'une personne avec qui le membre de la Commission entretient ou a entretenu une relation intime entrent en conflit ou semblent entrer en conflit avec les responsabilités du membre vis à-vis de la Commission et de l'intérêt public.

    Le membre ne peut pas utiliser l'information obtenue par suite de sa nomination à des fins personnelles ou commerciales.

    Le membre est tenu de divulguer tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu dès qu'il survient et avant que le comité n'aborde la question. Si le membre n'est pas certain de faire l'objet d'un conflit d'intérêts, il peut présenter sa situation au président ou au Comité afin d'obtenir son avis et ses conseils.

    Un conflit d'intérêts peut être « réel », « potentiel » ou « perçu »; l'obligation de divulguer s'applique à tout conflit.

    La divulgation complète ne constitue pas en soi l'élimination du conflit d'intérêts.

    Principes de gestion des conflits d'intérêts

    En consultation avec le membre et à la lumière de la nature précise du conflit, le président et le membre peuvent décider de l'intervention appropriée dans les circonstances de l'affaire comme suit :

    • le membre peut se retirer de toute décision ou processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition;
    • le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion, mais doit s'abstenir de voter;
    • le membre peut être présent à la réunion et participer à la discussion et au vote.

    Dans tous les cas, le président fournira à l'ensemble des membres de la Commission des renseignements sur le conflit, le résultat relatif au processus susmentionné et les raisons s'y rattachant.

    Si le président fait l'objet d'un conflit d'intérêts, il pourra : a) soit se retirer de toute discussion ou de tout processus décisionnel menant à une recommandation sur la proposition; b) soit demander à la Commission de décider s'il doit participer à la réunion et à la discussion, mais s'abstenir de voter; c) soit participer à la réunion, à la discussion et au vote.

    Le membre qui a conscience d'un conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu de la part d'un collègue est tenu d'abord de soulever la question aux fins de clarification avec le membre et, si la question n'est toujours pas réglée, avec le président.

    Règles concernant les projets de programmes et les demandes de financement précises

    Lorsque le membre de la Commission (ou le membre du comité) a un lien direct avec l'université dont le projet de programme ou la demande de financement est à l'étude, le membre doit, à tout le moins, s'abstenir au moment du vote final (ou de la recommandation finale à la Commission dans le cas d'un comité). L'abstention sera notée dans le procès-verbal des délibérations si le membre ou le président en fait la demande. Dans le cas où ce membre est le président du comité, un autre président est assigné à l'étude du projet pour le programme en question.

    (Approuvé: le 20 juin 2005)
    (Révisé et approuvé par le Commission: le 20 avril 2009)

Membres

Donald Desroches, Île-du-Prince-Édouard
Mireille Duguay, CESPM (sans droit de vote)
Greg Ells, Nouvelle-Écosse
Lily Fraser, Nouveau-Brunswick
France Haché, Nouveau-Brunswick
Brad Colwill, Île-du-Prince-Édouard
Vacant, Nouvelle-Écosse
Jean-François Richard, (président) Nouvelle-Écosse

 

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