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Outils et documents pour les répondants du SIEP

Aperçu du processus de soumission des données pour le Système d'information sur les étudiants postsecondaires (SIEP) par les établissements d'enseignement relevant de la CESPM

Dates importantes pour les universités :

  • Date limite pour la soumission : le 15 juillet.
  • Validation des données finales de la CESPM : le 31 août.

Voici les outils et documents dont vous aurez besoin :

La CESPM distribue le tableau de vérification des données (Audit Table) à être utilisé avec le logiciel MPSM, vers la fin du mois de mai. Pour faciliter la soumission, les universités peuvent présenter de l'information sur les codes des programmes ou nouveaux programmes approuvés et ajoutés aux dossiers de l'université depuis la soumission de l'année précédente afin de permettre la mise à jour du tableau de vérification avant la soumission des données finales. La CESPM peut aussi vous fournir une liste des programmes approuvés pour votre université d'après sa propre base de données.

Dates limites pour les universités

D'ici le 15 juillet, les universités doivent :

  • Préparer 7 fichiers de données pour le SIEP.
  • Vérifier les fichiers en utilisant le logiciel MPSM fourni par la CESPM.
  • Corriger toutes les erreurs dans les données.
  • Vérifier les sorties sur la fréquence des données du MPSM.
  • Préparer un rapport sur les erreurs afin d'expliquer toute erreur non corrigée. (Nota : La convention de nomenclature du rapport d'erreur est semblable aux 7 fichiers du SIEP. Les positions 12 et 13 incluent E(erreur) R(rapport) avec l'extension .doc (par exemple : 07F11001000ER.doc).
  • Soumettre les 7 fichiers .txt du SIEP et le rapport d'erreur au moyen du site web sécurisé e-services de la CESPM (communiquer avec la CESPM).

La CESPM :

  • Vérifie les fichiers du SIEP en utilisant le logiciels MPSM.
  • Examine le rapport d'erreur.
  • Détermine les erreurs qu'il faudra corriger et celles qui sont acceptables.
  • Prépare les sorties de données statistiques préliminaires à soumettre à l'examen des universités : Inscriptions en date du 1er décembre, ETP, ETPP, et diplômes décernés.

Les universités doivent :

  • Corriger les données et répondre aux questions de la CESPM.
  • Vérifier les sorties préliminaires de la CESPM.
  • Resoumettre les fichiers au besoin.

La CESPM :

  • Prépare la version finale des données statistiques.

D'ici le 31 août, les registraires doivent :

  • Vérifier et valider les données finales de la CESPM.

La CESPM :

  • Envoie le rapport sommaire aux recteurs des universités.
  • Soumet les fichiers pour le SIEP à Statistique Canada.
  • Certifie les extraits des données du SIEP de Statistique Canada.
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